La location d’une salle peut servir à de maintes occasions : anniversaire, mariage, réunion importante, formation professionnelle, événement associatif, etc. C’est en effet une solution idéale pour accueillir beaucoup de monde. Cependant, il faut faire très attention au contenu du contrat de location au moment de sa signature.

Comme dans tout contrat, il faut indiquer les parties au contrat. Pour la location d’une salle, l’identité (raison sociale dans le cas d’une personne morale, entreprise ou association) du locataire et du propriétaire ainsi que leur adresse sont nécessaires.Outre ces informations utiles en cas de litige, plusieurs éléments spécifiques doivent obligatoirement figurer dans les clauses d’un contrat de location :
La durée et le prix de la location : les dates et heures de début et de fin de location doivent être mentionnées ainsi que le tarif correspondant. De plus, le montant de la caution doit être indiqué tout comme ses conditions de restitution (souvent après l’état des lieux à la fin de la location). En outre, le ménage effectué à la fin du bail peut être inclus ou non dans la location de base, ou bien être ajouté en option avec un supplément tarifaire ;
La description du local : le nom et l’adresse de la salle sont bien évidemment requis. A cela s’ajoutent la description des différentes parties accessibles ou non, du matériel et des équipements mis à disposition ainsi que la puissance de l’installation électrique ;
L’événement organisé : la nature de l’événement doit être précisée, que ce soit à titre professionnel (formation, réunion, fête d’entreprise, etc.) ou personnel (anniversaire, mariage, etc.). Le locataire doit également informer le bailleur du nombre estimé de personnes censées participer à l’événement ;
L’assurance : le bailleur peut se dégager de toute responsabilité en cas d’accident, de détérioration des locaux et du matériel ou de vol. Dans ce cas, il doit cependant prévenir son assureur et demander au preneur de faire de même avec le sien afin d’empêcher toute poursuite ;
L’annulation : les conditions d’annulation doivent être mentionnées. Elles peuvent par exemple prévoir le paiement par le locataire d’une partie du prix de la location ;
Les obligations du locataire et du propriétaire : Le locataire doit respecter les lieux et le règlement qui s’y rattache, éviter les nuisances sonores, ne pas utiliser les parties du local non comprises au contrat, etc. Quant au propriétaire, il s’engage à mettre à disposition du preneur le local et le matériel cités au contrat dans un état de bon fonctionnement et de propreté.
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