femme faisant une liste

Louer une salle pour y organiser un évènement requiert un certain nombre de formalités administratives. Pour répondre à celles-ci, un certain nombre de documents devront être fournis par le locataire au bailleur de la salle.

Le contrat de location

Le contrat de location est un document très important dans la location d’une salle. Il précise en effet toutes les informations relatives à celle-ci ainsi que les équipements mis à la disposition du locataire. Le prix, la durée de la location, et le type d’assurance souscrite sont notamment des éléments que l’on doit y trouver avec les noms des parties au contrat. Ce dernier décrit donc toutes les conditions et formalités relatives à la location, et c’est à ce document que l’on se réfèrera en cas de litige. Il est donc particulièrement important de le lire attentivement ou d’en discuter avec le bailleur en cas de désaccord. Une fois signé en effet, il s’imposera aux parties et fera foi entre elles.

L’attestation d’assurance

L’assurance location protège le bailleur de tout dommage que pourrait subir son bien. Elle est donc obligatoire pour la location d’une salle, même si une simple responsabilité civile est exigée la plupart du temps. Quelle que soit le type d’assurance exigé pour la location cependant, l’attestation à remettre au bailleur ou au propriétaire de la salle doit contenir certains éléments comme le nom de l’assuré, son adresse, ainsi que le jour et le lieu de la réservation. Si une assurance spécifique est demandée pour pouvoir louer la salle, cette attestation devra mentionner en plus la durée de l’assurance ou de l’extension de garantie souscrite.

Le justificatif de domicile

Les salles municipales comme les salles des fêtes et les salles polyvalentes pratiquent pour la plupart des tarifs préférentiels pour les résidents de la commune sur laquelle elles se trouvent. Pour en bénéficier cependant, un justificatif de domicile vous sera demandé. Ce dernier peut être une facture EDF, ou une attestation de votre bailleur, mais doit être daté de moins de 3 mois pour être valable.

Le chèque de caution

Si le dépôt d’une caution n’est pas obligatoire pour la location d’une salle, il est cependant très largement demandé. Les bailleurs se prémunissent ainsi des éventuelles dégradations ou vols d’équipements qui pourraient survenir. Le mauvais nettoyage de la salle peut parfois même entrainer le non remboursement d’une partie de la caution. Pour effectuer la majorité des locations, un chèque de caution vous sera donc demandé. Il pourra ou non être encaissé avant d’être rendu en fonction des salles.

Le chèque de la location

Pour louer une salle, il est bien sûr nécessaire d’en payer le prix. Toutefois, le paiement peut parfois s’effectuer en deux fois lorsqu’un acompte est demandé au moment de la réservation. Le reste sera généralement demandé au moment de la remise des clés. Certains établissements pratiquent également un paiement en plusieurs fois. N’hésitez donc pas à vous renseigner avant de louer si ce mode de versement vous convient mieux.

Le règlement d’utilisation

Il s’agit là d’un document fourni par le bailleur lorsqu’il existe. Vous ne sauriez en effet être tenus de respecter le règlement d’une salle ou être pénalisés si vous ne l’avez pas respecté alors même que vous n’en auriez pas eu connaissance.