Une fois que le choix de la salle sera validé, il va falloir organiser la venue des invités ou des collègues de travail. La seule transmission de l’adresse ne sera pas suffisante pour s’assurer que toutes les personnes conviées puissent trouver facilement le lieu correspondant et soient à l’heure pour l’évènement préparé.
Réaliser une fiche de présentation complète
Pour assurer la réussite de son évènement, il faut penser à un mode d’organisation beaucoup plus précis. La meilleure solution sera de réaliser des fiches explicatives pour toutes les personnes qui doivent être présentes. Tout comme le choix a été fait à partir de certains critères, il faudra les faire ressortir dans cette fiche. Les voies d’autoroute à proximité, les gares qui proposent des trains dans cette direction ou les tramways et métros à utiliser pour se rendre sur le lieu devront être mentionnés.
La route à suivre par la suite pour arriver jusqu’à destination devra être renseignée avec le nom de la départementale ou de la voie correspondante. Pour ceux qui utilisent les transports en commun, il est indispensable de décomposer le chemin à faire afin de trouver cette salle louée. Indiquer la distance à parcourir à pied, la direction et les rues qui seront croisées va permettre à chacun de se rendre facilement sur les lieux sans avoir recours à un plan. Faciliter l’arrivée sur les lieux va donner une impression positive qui sera conservée pendant l’évènement préparé, élément essentiel pour le bon déroulement d’une réunion ou d’une cérémonie.
Donner le maximum de détails
Toutes les salles à louer se trouvent à côté d’un lieu précis comme un stade, un hôtel, un café, un magasin donc donner immédiatement son nom va permettre d’avoir un repère sur place. Dès que les personnes invitées auront trouvé cet endroit, elles auront la certitude d’être au bon endroit. Rechercher à l’avance tous les points de repères qui se trouvent proches et les transmettre tous sur la fiche de présentation. Délimiter l’environnement autour de la salle est le meilleur moyen de donner une image nette de l’endroit où se trouve la salle louée. Les bâtiments en face pourront également être indiqués.
Si le bâtiment comporte plusieurs salles, il sera indispensable de le préciser en indiquant son nom, l’étage où elle se trouve ou éventuellement le numéro correspondant. Un système de guidage à flèches est souvent mis en place par le personnel de la salle pour trouver facilement son chemin. Si ce n’est pas le cas, pouvoir demander à l’accueil la salle correspondante sera un gain de temps et évitera à chacun de devoir chercher dans tout l’établissement. Il sera donc important de penser à la signalisation de l’évènement au niveau de la salle. Donner un nom à l’évènement permettra de demander dans quelle salle il se déroule. Cette référence sera très utile au moment de se rendre sur les lieux. Il faudra indiquer ce nom sur la fiche de présentation remise à chaque participant.