Une réunion efficace nécessite une vraie préparation au préalable, encore plus quand elle se fait dans une salle louée et non dans les locaux de l’entreprise. En effet, l’oubli d’un seul outil de travail ou des soucis dus à un manque d’organisation peuvent lui nuire jusqu’à la rendre contre-productive. Pour éviter ce genre de désagrément, il faut donc créer une check-list complète et détaillée.
Définir les grandes lignes de la réunion
Même si certaines entreprises ou associations tiennent des réunions sans forcément avoir un ordre du jour, une réunion se déroule généralement dans un but précis (trouver une solution à un problème, donner les objectifs de la future année, etc.). L’objectif et les sujets discutés se déterminent et se communiquent aux participants.
Une fois l’ordre du jour défini, l’organisateur doit recenser les divers participants et estimer la durée de l’événement.
Envoyer les invitations
Les invitations doivent contenir la date, l’heure, la durée estimée, le lieu, l’ordre du jour et éventuellement un coupon réponse pour accuser de la bonne réception du message. Dans le cadre d’une réunion dans une salle louée, il est nécessaire d’ajouter un plan pour trouver le lieu en toute facilité. Toutes ces informations permettent aux participants de préparer la réunion et d’améliorer ainsi son efficacité.
Louer la salle
Idéalement située proche de l’entreprise, la salle doit être facile d’accès et suffisamment grande pour contenir tous les protagonistes sans difficulté. Afin d’obtenir les meilleurs tarifs possibles, il est de bon ton de faire jouer la concurrence et de négocier.
Préparer le matériel
Certaines salles peuvent mettre à disposition chaises et tables. Il faut cependant s’assurer que leur nombre soit suffisant et dans le cas échéant, louer le matériel manquant.
Il est utile de créer une petite liste de tous les éléments nécessaires à la tenue de la réunion pour éviter tout oubli fâcheux: un vidéo-projecteur, un ordinateur, des micros, un tableau, des brochures d’information mais aussi des boissons et de la nourriture si la réunion dure plusieurs heures.
Mettre en place
Le jour J ou la veille, l’organisateur doit soigneusement préparer la salle pour que tout soit prêt quand les premiers participants arrivent. Si la réunion compte de nombreux invités, déterminer la place de chacun évite de perdre de longues minutes pour savoir qui se place où. De simples étiquettes portant le nom de la personne et positionnées sur la table suffisent amplement.
Le matériel de la liste établie dans la précédente étape est mis en place et testé. Il est hors de question de ne pas pouvoir tenir la réunion car le vidéo-projecteur est en panne ou que le fichier Powerpoint ne veut pas s’ouvrir.
Accueillir les participants
Lors de l’arrivée des participants, l’organisateur les accueille avec le sourire et leur donne les quelques consignes. Il peut également indiquer les informations utiles : leur place dans la salle, l’emplacement des toilettes, l’heure de début de la réunion, le coin pour se restaurer, etc.