Quel que soit le type d’événement que vous souhaitez organiser (mariage, cousinade, anniversaire, séminaire, etc.), la réservation de la salle est une étape à ne pas négliger. Voici quelques conseils pour ne pas commettre d’impair et avoir de mauvaises surprises à l’arrivée.
Conseil n°1 : Faites le bon choix
Quelle tonalité souhaitez-vous donner à votre événement ? Vous imaginez un mariage à la campagne avec hébergement de vos convives ? Un séminaire en bord de mer pour conjuguer l’utile à l’agréable ? Un anniversaire en ville sur une péniche ou dans un hôtel chic ? Il vous faut au préalable bien définir vos besoins et contraintes avant de démarrer vos recherches : budget, nombre d’invités, style du lieu et ambiance recherchée, hébergement ou non, prestations complémentaires…
Par ailleurs, assurez-vous que l’endroit est facilement accessible et bien desservi par différents moyens de transport. Si ce n’est pas le cas et que le lieu de réception est très isolé, pensez à louer des voitures ou à réserver des taxis pour faire venir vos invités sans difficulté.
Conseil n°2 : N’attendez pas la dernière minute avant de réserver
Pour assurer une organisation parfaite à votre événement, il est important de respecter un rétroplanning. Et parmi les premières choses à faire : réserver votre salle de réception. Ceci est encore plus vrai lorsqu’il s’agit d’une célébration solennelle comme un mariage. Certains lieux exceptionnels (châteaux, manoirs, domaines de prestige…) doivent être réservés très longtemps à l’avance, parfois un an, voire plus avant le jour J ! Aussi, renseignez-vous bien sur les disponibilités du lieu avant de vous lancer dans les démarches logistiques. Et n’oubliez pas qu’en dehors de la période la plus prisée (de mai à septembre), il est possible d’obtenir des réductions tout à fait intéressantes. A vous de voir si l’événement s’y prête…
Conseil n°3 : Lisez bien les toutes petites lignes en bas de contrat
La visite d’un lieu de réception est bien évidemment cruciale, mais il est tout aussi important de bien lire le contrat de réservation dans les moindres détails pour vous assurer de ce qui est pris en compte ou non dans le tarif proposé : capacité d’accueil, mobilier fourni, salles mises à disposition, couchages, ampérage de la salle, horaires d’entrée et de sortie, électricité, droit de bouchon… Rien ne doit être laissé au hasard pour ne pas avoir de mauvaises surprises à l’arrivée.
Conseil n°4 : Attention aux prestataires imposés et aux restrictions
Lorsque vous réservez votre lieu de réception, renseignez-vous sur les prestations qui sont obligatoirement incluses dans le contrat. En effet, certains loueurs exigent de faire appel à leurs propres prestataires, car d’une part, ils touchent une commission sur ces prestations et d’autre part, cela leur garantit un niveau d’exigence et une fiabilité, importante pour leur image auprès du grand public. Renseignez-vous sur la liste des prestataires imposés (fleuriste, photographe, décorateur, traiteur, DJ, service de nettoyage…) et assurez-vous que leur niveau de prestation correspond bien à vos besoins et à votre budget.
Par ailleurs, contrôlez la liste des restrictions et obligations en posant quelques questions :
- L’endroit vous est-il exclusivement réservé ou est-il ouvert à d’autres réceptions ?
- Les animaux sont-ils autorisés ?
- Jusqu’à quelle heure peut-on faire la fête ?
- A quel niveau de décibels peut-on mettre la musique ?
- Peut-on installer une ou plusieurs tentes dans le jardin ?
- Combien de personnes au maximum peuvent être accueillies en place assises et combien en configuration cocktail ?
- Jusqu’où peut-on personnaliser la décoration du lieu ? (par exemple, peut-on accrocher des suspensions, installer des plantes, allumer des bougies, etc. ?)
- Avez-vous le droit de faire un feu d’artifice ou de lâcher des lanternes dans le ciel ?
- Etc.
Conseil n°5 : Assurez-vous que vos invités ne dormiront pas dehors
Cela peut sembler anodin, mais une capacité limitée d’hébergement peut poser problème si vous n’avez pas pensé à des lieux complémentaires pour assurer les nuitées de tous vos invités. Assurez-vous que la salle de réception est située à proximité de gîtes, hôtels ou chambres d’hôtes faciles d’accès.
Conseil n°6 : Réunissez-vous avant de vous décider
Lorsque l’on est seul à prendre en charge la réservation d’une salle de réception, le risque est grand d’oublier ou de sous-estimer certains aspects liés à la configuration du lieu et à ce que vous pouvez en faire. Aussi, n’hésitez pas visiter les lieux avec d’autres personnes afin de multiplier les regards pour qu’au détail ne soit oublié.
Avant la visite, vous pouvez par exemple interroger votre entourage (préférez toutefois une réunion en comité restreint) et listez toutes les questions (pratiques, techniques, logistiques…) qui vous passent par la tête. Ainsi, le jour de la visite, vous pouvez passer en revue chaque détail et réunir toutes les informations dont vous avez besoin pour procéder à la réservation.
Autre article : [Livre blanc] Evénement professionnel : le choix du lieu.