Le plus important dans l’organisation d’un événement caritatif est de s’y prendre à l’avance, surtout si vous comptez louer une salle pendant le week-end. En effet, il faut faire face à de nombreuses formalités qui nécessitent du temps.
La recherche
Il faut d’abord chercher une salle. Il en existe différents types : ce peut être une salle privée ou appartenant à une collectivité (mairie, communauté d’agglomération, …), voire à une communauté religieuse.
Consulter la mairie est très utile, son personnel pourra vous indiquer les différentes salles qu’il est possible de louer et vous renseigner sur les différentes formalités à accomplir.
Avant de vous décider
Prenez le temps de comparer les différents tarifs proposés dans les environs. Souvent, les municipalités proposent des tarifs préférentiels pour les habitants de la commune. Certaines mairies prévoient même dans certains cas des tarifs réduits voire la gratuité pour les événements caritatifs ouverts au public et pouvant apporter une image positive à la ville.
Il faut délimiter le cadre de l’événement, notamment s’il est ou non ouvert au public et, le cas échéant, penser aux contraintes qui y sont liées. Par exemple, s’il est prévu que des boissons alcoolisées soient servies, il faut respecter la prohibition de l’alcool pour les mineurs.
Par ailleurs, les salles ont une capacité maximum d’accueil, c’est pourquoi il faut prévoir, même si les entrées sont libres, un système pour que le nombre maximum d’invités ne soit pas dépassé.
D’autres consignes de sécurité sont prévues, notamment en cas d’incendie. Il appartient à l’organisateur de l’événement caritatif de les faire connaître et respecter par les personnes présentes.
Une caution est presque toujours exigée, ainsi que le plus souvent le versement d’arrhes, afin d’assurer une sécurité pour le loueur. Outre la caution, le locataire de la salle doit être en mesure de fournir une assurance (la plupart du temps, une attestation d’assurance en responsabilité civile suffit). Les dégâts qui pourraient éventuellement être causés pendant l’événement (ou pendant l’installation ou le rangement) sont à la charge du locataire.
Il peut être intéressant de se renseigner auprès des gestionnaires de la salle sur les éventuelles formules qu’ils pourraient proposer. Il peut par exemple y avoir un forfait comprenant la location de la salle, la location de tables et de chaises, l’utilisation de la cuisine et du matériel musical (enceintes, platines, …) et lumineux (spots, projecteur, écran de projection, …), la mise à disposition de techniciens compétents pour utiliser le matériel loué, le ménage après l’événement, …
La préparation de la salle
Si vous préférez faire les choses par vous-même, assurez-vous d’engager au besoin les techniciens nécessaires, voire un ou plusieurs agents de sécurité. De manière globale, prévoyez tous les matériels et personnels indispensables au déroulement de l’événement caritatif dans de bonnes conditions et en sécurité.
La salle doit être rendue propre et rangée, ce qui est à la charge du locataire. Il est utile de se renseigner au préalable sur la présence ou non du matériel de nettoyage sur les lieux et de sa mise à disposition, ou s’il faut apporter le votre.
Le plus souvent, le propriétaire de la salle contrôlera l’état général des lieux lorsque le contrat expirera et que vous lui remettrez les clefs, et pourra se réserver le droit de faire une retenue sur la caution si des dégâts ont été causés. Il est toujours préférable d’effectuer cette visite de contrôle avec la personne, afin qu’elle ne puisse pas vous attribuer a posteriori des dommages qui ne sont pas du fait de l’événement que vous avez organisé (mais par de précédents locataires par exemple).
Dans le même esprit, vous pouvez demander à voir la salle avant la location (pour vous faire une idée du de l’espace et organiser au mieux votre événement) ainsi qu’à la remise des clefs, pour faire un état des lieux.
Il existe des formalités administratives spécifiques à certaines activités, par exemple l’installation d’une buvette ou la diffusion de musique, il faut alors se renseigner et si nécessaire remplir les conditions exigées par l’administration (qui peut être selon les cas la Gendarmerie, la Police, les Pompiers, la SACEM, l’URSSAF, …).
Important pour les associations
Si l’organisateur de l’événement est une association, elle peut devoir fournir ses statuts et le propriétaire de la salle peut (sous conditions) refuser de louer la salle s’il estime que l’image, les idées ou le but de l’association ou de l’événement sont contraires aux bonnes mœurs ou dérangeants, choquants, ou pour d’autres raisons de cet ordre.
Enfin, sachez que chaque salle peut avoir son propre règlement intérieur, avec des règles qui lui sont spécifiques.
Finalement, pour vous rendre compte des salles disponible sur le marché, n’hésitez pas à faire un tour sur notre moteur de recherche interne.