Les salles des fêtes ou salles polyvalentes sont les principales salles municipales que l’on puisse trouver lors de sa recherche de location de salle. Toutefois, étant propriétés de la commune, ces salles sont également soumises à des conditions de location particulières. Cela tient notamment au fait qu’il s’agit de biens publics, et au fait que leur utilisation est prioritairement réservée aux administrés de la commune, que ces derniers soit des associations ou de simples résidents. C’est d’ailleurs ce qui justifie les tarifs préférentiels couramment pratiqués pour les résidents de ces communes, et pouvant aller jusqu’à 50% de réduction vis-à-vis des tarifs pour personnes extérieures.
Les éléments à fournir
Pour réserver une salle municipale, il faut donc commencer par effectuer une demande auprès de la mairie de la commune concernée. Cette demande s’effectue sur papier libre en précisant plusieurs informations :
- Nom, prénom, adresse postale, adresse mail
- Objet de l’évènement organisé (Baptême, Mariage, Séminaire…)
- Nom de la salle que l’on souhaite louer pour le cas où la commune en possèderait plusieurs (ce qui est souvent le cas pour de grandes villes).
- Date à laquelle on souhaite utiliser la salle, et heure de début et de fin de la réservation.
Le processus de location
Cette demande sera examinée par le maire ou par un conseiller municipal mandaté pour cela, puis elle sera acceptée ou refusée. Un refus est en effet possible pour différentes raisons : si vous n’êtes pas de la commune ou vous souhaitez réserver une salle, les résidents de celle-ci seront alors prioritaires dans leur réservation. Certaines communes réservent même entièrement l’accès de leur salle à leurs administrés. Il est donc important de se renseigner en mairie au préalable, afin de savoir ce qu’il en est et de connaitre les meilleures périodes durant lesquelles faire une réservation.
Par ailleurs, les demandes de location de salles étant enregistrées au fur et à mesure qu’elles parviennent en mairie, il est conseillé de les envoyer longtemps à l’avance.
Si votre demande de location de salle est acceptée, vous recevrez alors un règlement d’utilisation, un contrat de location, et une attestation d’assurance à remplir. Une fois ces formalités effectuées, vous pourrez avoir à faire, selon les communes, un état des lieux de la salle avant et après votre évènement. Une caution est d’ailleurs très fréquemment demandée, et ne vous sera pas rendue en cas de dégradation dans la salle. Si le ménage de cette dernière est à la charge de la commune après votre location, celle-ci pourra également déduire le coût de nettoyage sur la caution, ou vous demander un versement supplémentaire.