Les réunions sont indispensables mais loin d’être toujours efficaces et productives. Cette manie de la réunionite, un mal bien français, a tendance à agacer les participants, qui ont l’impression de perdre leur temps. En moyenne, les salariés français passent 4 heures par semaine en réunion. Préparation bâclée, réunion improvisée… Souvent, les participants ne savent pas pourquoi ils sont conviés et ne découvrent l’ordre du jour que sur place. Objectifs flous donc non atteint, dépassement de l’horaire… Une réunion efficace implique une méthodologie à respecter.
Lorsque l’on souhaite convoquer une réunion, la première question à se poser est : est-elle vraiment nécessaire ? Demandez-vous d’abord si le message à communiquer ne pourrait pas être abordé lors d’une conférence téléphonique ou par e-mail. Si la transmission du message doit s’accompagner d’une discussion profonde avec des membres ou expliquer des process, la réunion est encore le meilleur canal.
Certains cadres ont tendance à faire des réunions d’informations descendantes donc très directives et se plaignent de la passivité des collaborateurs. L’objet de la réunion et le degré de participation nécessaire de ses membres détermineront le type d’animation qui devra être mis en œuvre. Consulter pour recueillir des propositions ? Inventer des process, réfléchir tous ensemble ? Informer les membres d’une équipe ? Prendre une décision ? L’animateur devra différencier les réunions selon la finalité attendue, pour préparer le fil de la réunion et les interventions.
Lors de la convocation, l’animateur doit préciser l’objet, ce qu’il attend de tous, fournir des documents à étudier, voire demander à chacun de préparer son intervention au préalable. Tout ceci permettra une réunion efficace et bien timée.
Une réunion comprend un animateur, généralement la personne à l’initiative de la réunion, et des participants. Pour ne pas dépasser l’horaire, l’animateur pourra aussi désigner un garant de la durée, qui interviendra en cas de dérapage. L’animateur devra lancer la réunion en faisant comprendre l’objet, les raisons de la rencontre, son but et les rôles attendus pour chacun.
Ensuite, il matérialisera le plan et les interventions des membres. Il pourra affiner le plan de la séance en faisant foisonner les idées et en prenant en compte leurs propositions.
Une fois le plan dégagé, place au traitement. Le conducteur doit être ferme et discret afin de faire respecter la liste des points à aborder et leur timing. Il devra mémoriser les remarques et les questions des intervenants, et chaque point abordé doit faire l’objet d’une synthèse, afin que chacun soit au même niveau de compréhension.
Autour d’une table d’une dizaine de personnes, il n’est pas évident de garder l’attention. Dans un groupe, plusieurs profils se dégagent. Les bavards qui chuchotent devront être refreinés et les silencieux, qui ne s’expriment que quand on leur donne la parole, devront être sollicités. Savoir à qui on s’adresse et composer avec le caractère de chacun, connaître son groupe sont des atouts pour faire émerger les questions, arriver facilement au but de la réunion.
La reformulation des points abordés ou d’un message qui peut paraître flou permettra à l’animateur de s’assurer que ce dernier est bien compris. Reformuler des points évitera toute distorsion du message, les omissions ou les informations tronquées. Pour reformuler efficacement, il faut reprendre tout ce qui vient d’être dit, ou bien résumer en ne reprenant que l’essentiel, exprimer ce qui est sous-entendu, reprendre le ou les derniers mots sur le ton du questionnement pour relancer le dialogue… Un paper board permettra de noter les décisions afin d’assurer le niveau de compréhension de tous. Tout au long de ce rassemblement, le conducteur rassembler et synthétiser, mais doit aussi recentrer la discussion si elle dévie du plan initial.
La réunion devra se conclure sur la mise en place d’un agenda afin de mettre en place les actions de chacun dans le temps, pour terminer sur une conclusion générale rappelant tous les points abordés, les questions diverses et les décisions prises.
Vous avez maintenant tous les éléments qui vous permettront de mettre en place une réunion constructive et efficace. Vous prendrez ainsi, tous ensemble, les meilleures décisions, dans un timing parfait !