Organiser un mariage, un baptême, un anniversaire, c’est bien. Mais ça demande un minimum de planification. Et il peut arriver que l’on s’y perdre facilement. Alors, par quoi on commence ? Le repas ? Le budget ? Le nombre d’invités ? Le lieu ? On vous aiguille dans votre organisation.
La date et le lieu
A l’heure d’organiser un événement, une chose est primordiale ; la souplesse d’esprit. Si vous entamez votre organisation l’esprit trop rigide, vous risquez fort de vous faire déborder. Conservez donc toujours cela en tête. D’ailleurs, dès le début, les choses peuvent s’avérer compliquées. Comment déterminer la date de votre événement ? Comment choisir le lieu ? Et comment être certain que vous aurez le maximum de monde ? Pour commencer, dites-vous que plus vous saurez anticiper sur la date, plus vous aurez de chance que vos invités seront effectivement libres le jour J.
Ensuite, c’est une question de compromis. Devez-vous décaler la date en fonction de certains invités vedettes ? C’est à vous de voir. D’autant qu’un autre paramètre peut jouer dans la détermination de la date ; la disponibilité du lieu que vous envisagez. C’est donc là que tout se joue. Tout dépend de ce qui semble le plus important pour vous. Dès lors que vous aurez fixé le lieu et la date, tout le reste de votre organisation suivra le rythme que vous aurez imposé.
Les différents prestataires
Aussitôt après avoir déterminé le lieu et la date, pensez aux différents prestataires dont vous aurez besoin. Assurez-vous de la disponibilité du traiteur, du DJ, de l’animateur, du fleuriste, du décorateur, etc, etc. Puis lancez les devis et les dégustations et autres essais. Vous ne disposerez pas toujours du même délai selon que vous devrez organiser un mariage, un anniversaire ou une fête surprise. Il vous faudra donc adapter votre programmation aux délais et à l’événement en question. Mais dans chacun des cas, le déroulement suit toujours la même logique.
Budget et thème de l’événement
Dernière précision. Avant de vous lancer dans quelque organisation que ce soit, pensez à calibrer votre budget et à asseoir le thème de votre événement. C’est bien l’argent dont vous disposez et l’idée générale de votre soirée ou de votre week-end qui vont définir tout le reste, jusqu’au choix spécifique du lieu. Si vous prévoyez des jeux de plein air, une salle en plein centre-ville ne saurait vous satisfaire par exemple.
Au final, la première chose à laquelle vous devez penser quand vous organisez un événement privé, c’est l’événement en lui-même. Conceptualisez votre soirée privée, votre séminaire d’entreprise, votre mariage, votre baptême ou votre week-end entre amis. Puis, chiffrez-le, enfin, réservez les lieux et calez les dates…