Chaque année, les associations doivent faire le bilan public de l’année écoulée, et en profiter pour fixer le cadre de l’année suivante. Tous les ans, donc, une assemblée générale ordinaire doit se tenir (en savoir plus ici). C’est ainsi que la loi a inscrit le fonctionnement des associations. Le problème revient donc toujours à date fixe ; où loger tout ce monde spécialement ce jour là ? Si cela ne pose que peu de problèmes aux associations sportives, celles-ci ayant souvent la possibilité de trouver une disponibilité de salle auprès de leur commune, et notamment pour les sports en salle, c’est un vrai casse tête pour toutes les associations qui n’exercent pas leurs activités dans un local déjà mis à disposition par la mairie.
Louer une salle
Suivant le budget de l’association, le plus simple dans ces cas là est de louer une salle, soit auprès de la mairie, soit auprès d’un professionnel de la location de salle. Les avantages sont multiples ; la sono est déjà présente ; on peut disposer de la cuisine pour réchauffer quelques plats ou amuses bouche ; on peut y prévoir un dressing ; et on est certain de pouvoir accueillir tout le monde dans de bonnes conditions, parking compris. Il existe même des salles dédiées totalement aux associations et en portent le nom : http://www.1001salles.com/pro/Fiche.aspx?IDSalle=16886.
Repas de fin d’année
Car dans bien des cas, l’AG de fin de saison est aussi l’occasion de faire un repas avec tous les membres ou licenciés. Et dans ce cas encore, louer une salle revient à ce qu’il y a de plus simple et de plus pratique. Avec l’aide d’un traiteur, et pourquoi pas d’un DJ, la soirée devient facile à organiser. Il ne reste qu’à préparer les chiffres et les discours et à laisser faire la soirée. De plus, les équipements présents dans la salle pourront permettre de montrer à tout le monde les résultats, avant de passer à table, puis à la soirée organisée.
S’ajuster en fonction du nombre de membres
Il est possible de trouver des salles de toutes tailles et pratiquant tous types de prestations. En fonction du nombre d’adhérents à l’association, il faut juste savoir trouver le bon compromis. Entre une salle trop petite qui empêcherait sans doute les gens de se sentir complètement à l’aise, ans parler de la chaleur dégagée, et une salle trop grande, où le sentiment de vide pourrait envahir tout le monde. De même, au niveau des prestations, la salle peut s’ajuster ; de la simple location pour réunion à la soirée complète jusqu’au bout de la nuit.
Un prix tout à fait convenable
Pour une simple soirée, et partant du principe que la salle est rendue dans le même état qu’elle a été livrée, le coût reste raisonnable. Bien entendu, entre une grande salle Parisienne luxueuse, et une petite salle de province, le tarif ne sera pas le même. Mais il peut être intéressant de se renseigner auprès des offices de tourismes, des mairies, voire de la CCI, qui tient un annuaire des professionnels selon tous les secteurs d’activité.