L’événementiel évolue sans cesse et dans une entreprise, c’est un poste de dépense qui se voit souvent rogné. Sans être supprimés, les événements connaissent une baisse de leurs budgets, mais aussi de leur durée, qui tend à diminuer. Plus d’une manifestation sur deux se passe désormais sur une journée, voire une demi-journée, contre 1/4 il y a dix à douze ans. Comment les services événementiels font-ils face à ces changements ?
L’accessibilité, le tarif et le cadre.
Dans l’organisation d’un événement, c’est l’accessibilité du lieu et sa zone géographique qui sont les premiers critères de choix d’un prestataire. La recherche de lieu est généralement l’une des premières actions qu’effectue un organisateur d’événement. La destination revêt un caractère primordial car l’acheminement des participant doit être simplifié, mais aussi écourté au maximum, face à la baisse de la durée des événements.
Le deuxième critère de recherche et de sélection d’un prestataire est le prix. Le contexte économique maussade et la baisse des enveloppes budgétaires de l’événementiel tend à rendre ce critère de plus en plus important. En 2019, c’est un élément essentiel pour près de 8 des organisateurs interrogés sur 10, contre un tiers en 2007. Attention, ce n’est pas le prix le plus bas qui est recherché, mais plutôt le meilleur rapport qualité/prix, pour rentrer dans ses frais et atteindre son objectif à moindre coût.
Les organisateurs jugeront ensuite le cadre proposé par le lieu : ses espaces, son originalité, sa capacité et ses propositions (restauration, hébergement, activités, services annexes). C’est la bonne réactivité commerciale et le professionnalisme des prestataires qui font la différence. Ils doivent faire preuve de souplesse. Les organisateurs d’événements étant « attendus au tournant » dans leur entreprise, un prestataire ne peut décevoir l’organisateur mais doit se rendre complice de la réussite de la manifestation
La prise de contact, la réservation.
Internet est l’outil de recherche de lieu par excellence. La recherche de lieu en ligne est devenue une habitude pour les organisateurs. 88 % saisissent des mots clés dans les sites de recherches et 22 % se rendent sur des sites spécialisés dans les offres de prestataires MICE. Les organisateurs font leur marché en ligne et envoient des demandes de devis simultanées à des lieux qui les contactent par la suite. Le contact téléphonique est privilégié par les organisateurs qui ont besoin d’obtenir toutes les informations le plus rapidement possible, mais également d’être rassurés, de savoir à qui ils parlent. Dans un souci d’assurance encore, les organisateurs échangent par la suite par e-mail, afin de retranscrire la discussion avec le prestataire, pour valider un premier accord moral.
Certains organisateurs possèdent un carnet d’adresse de lieux auxquels ils se réfèrent, s’ils n’ont pas besoin de nouveauté. D’autres font appel à des tiers pour des recommandation, et 24 % des organisateurs font parfois appel à une agence d’événementiel pour obtenir des propositions innovantes, et surtout, gagner sur temps dans l’organisation de leur manifestation. 9 % des commanditaires travaillent parfois avec des venue finders et 8 % passent de temps en temps par un ou des convention bureaux, encore une fois pour obtenir de précieux conseils et gagner du temps.
La demande : en dernière minute et à proximité.
Les prestataires remarquent une hausse des demandes de réservation à la dernière minute. La frustration des lieux n’en est que plus grande car ils se voient refuser de nombreuses demandes, par manque de place dans leurs plannings. Les organisateurs de MICE affirment souvent devoir travailler dans l’urgence, la demande de leur direction ne leur parvenant que tard. D’ailleurs, la récurrence de refus de la part de lieux d’événements a incité les entreprises à se doter de salles de réunion en interne. La réactivité, la sympathie et le professionnalisme des prestataires sont donc mis à l’épreuve, mais ce sont trois critères très attendus.
Concernant la localité, 47 % des commanditaires de MICE organisent des réunions dans la même région et 72 % des commanditaires n’acceptent pas que les participants de grands séminaires ou de conventions résidentiels soient hébergés dans plusieurs hôtels.
La satisfaction post-événement.
La satisfaction des participants est un élément important et permet d’établir un bilan précis qui déterminera les actions à refaire et celles à améliorer. Les retours d’expérience se font généralement par l’envoi d’un formulaire, mais aussi à l’oral lors d’échanges informels ou bien lors de demandes directes.
81 % des organisateurs de manifestations dans les entreprises trouvent que les prestataires ne déçoivent pas et sont commercialement de bons professionnels. 84 % pensent qu’ils offrent de bons produits/services, mais seulement 35 % sont d’avis qu’ils sont inventifs.
Les reproches portent globalement sur la restauration et sur le prix des prestations. Les participants sont souvent déçus des propositions culinaires proposées par le lieu, ou des prestations traiteurs. Une exigence bien française ? « Depuis 27e années que nous réalisons cette étude, la restauration est la bête noire constamment critiquée, année après année. Comme si les prestataires n’avaient pas encore compris comment satisfaire leurs clients MICE et comment leur servir une restauration de qualité. » Source Coach Omnium. Concernant le prix, même lorsque le budget est validé par les deux parties, les organisateurs se trouvent souvent confrontés à des suppléments payants tels que l’utilisation de vidéoprojecteurs, la sonorisation, l’impression ou encore le wifi haut-débit.
Source : données tirées du dossier MICE Coach Omnium 2020.
