Pour que votre événement soit un succès, il est important de miser sur une qualité d’accueil irréprochables de vos invités.
L’organisation d’un événement, suivant sa nature et sa taille, peut nécessiter la participation de nombreux prestataires : traiteur, loueur de salle, photographe, décorateur, fleuriste, loueur de matériel (mobilier, informatique, audiovisuel…), l’hébergement etc. Le succès de votre événement dépend en partie du personnel que vous embaucherez pour accueillir les convives. Voici quelques astuces pour bien choisir votre agence d’hôtesses / hôtes événementielle.
Règle N°1 : Assurez-vous que l’agence d’accueil réponde à vos attentes
Pour vos événements professionnels, l’agence devra être en mesure de s’adapter à chaque client en lui proposant un personnel souriant,
doté d’une élocution parfaite, à la présentation impeccable, compétent et disponible. Ce sont les qualités indispensables à toute bonne agence d’accueil.
Règle N°2 : Recruter du personnel d’accueil à votre image
Que vous soyez une entreprise, un organisme public ou une association, dans tous les cas, le personnel en charge d’accueillir vos invités doit représenter votre image.
Pour une entreprise qui organise un séminaire, un colloque, une exposition ou tout autre manifestations professionnelles, il convient de choisir une agence d’hôtes qui correspond au standing que vous recherchez et qui reflète parfaitement l’image de votre marque.
Pour bien choisir votre agence d’accueil, celle-ci doit étudier au préalable les valeurs et la culture de l’entreprise. L’agence pourra donc recruter le personnel adéquat et le former aux exigences imposées par le client. Cela va de la tenue vestimentaire aux qualités commerciales pour être capables de répondre aux questions des visiteurs (lors d’un salon professionnel par exemple).
Règle N°3 : Choisir une agence qui sait s’adapter à tout les types d’événements
Avec du personnel qualifié, et formé à répondre aux questions spécifiques des clients, vous mettez toutes les chances de votre côté pour renvoyer une image positive de votre entreprise et favoriser les relations commerciales avec vos clients et prospects.
Les événements tels que les salons, exhibitions, séminaires, congrès, colloques, et autres, sont fortement demandeurs de personnels d’accueil pour les aider à capter de nouveaux clients. Les hôtes et hôtesses d’accueil sont les premières personnes que vos invités verront ; ils sont en quelque sorte la première vitrine de votre entreprise. Il est donc capital de choisir un personnel d’accueil qui correspond exactement à vos attentes et vos objectifs. Assurez-vous donc que l’agence est en capacité de proposer un personnel parfaitement en adéquation à votre événement et qui sait exactement comment se comporter auprès des invités. Par exemple, les hôtes et hôtesses placés à l’entrée d’un salon ou d’un stand doivent être capables d’orienter les visiteurs vers votre emplacement ou encore, de répondre à certaines questions (dont la liste sera établie préalablement avec l’entreprise) des visiteurs en attendant de les orienter vers un commercial de l’entreprise.
Règle N°4 : Choisir l’agence en fonction du niveau de compétences requis pour l’événement
Vous ne choisirez pas la même agence d’accueil selon le niveau de compétences attendu par les hôtes et hôtesses pour votre manifestation. Si vous organisez un événement d’envergure et qui plus est stratégique pour votre entreprise, vous veillerez à choisir une agence disposant d’un personnel expérimenté dans ce type d’événement et disposant de compétences spécifiques comme la capacité de négociation,
la capacité à déployer une attitude positive et proactive, une maîtrise poussée des produits/services mis en avant durant l’événement, la capacité d’interagir avec votre public de façon créative, etc.
Règle N°5 : Optez pour un service qui respect votre cahier des charges
Avant de vous lancer à la recherche d’une agence d’accueil pour votre événement, déterminez en amont sa taille, son budget, sa durée, le nombre de personnes invitées, ainsi que leur profil… Vous devez également vous fixer des objectifs SMART qui guideront vos actions. Tous ces éléments vous aideront à mieux cibler votre agence d’accueil pour vous aider à mener à bien votre événement et à réaliser vos objectifs fixés.
Bien choisir son agence d’accueil, c’est avoir la garantie d’un personnel qualifié, à la présentation impeccable, et adapté à tout type d’événement. Alors, prenez le temps de faire votre choix.
