Lorsque l’on organise un séminaire, l’on a toujours l’impression de livrer une bataille contre le temps. Les impératifs sont étroitement liés à la disponibilité des participants et à une parfaite rigueur dans l’organisation et le timing de ladite rencontre avec ses auditeurs. Si vous réussissez à associer harmonieusement bonheur et confort de vos séminaristes et organisation logistique parfaite (Respect du programme, qualité et confort matériel, guidage bien organisé de vos invités à leur arrivée, gestion rapide et souple des imprévus) vous êtes assurés d’animer un séminaire de très bonne qualité pour vos auditeurs.
Anticiper l’organisation de votre séminaire est primordial à sa bonne réalisation et à l’atteinte de vos objectifs.
Réserver votre salle à l’avance
Pour que votre séminaire se déroule dans les meilleures conditions, le choix de la salle est important. Vous devez vous assurer de sa disponibilité à vos dates, de sa surface, de la présence du mobilier utile (nombre de chaises, tables, bureaux, pupitres, tableau blanc, voilages aux fenêtres ou non, accès facile et rapide aux toilettes, microphones et sonorisation éventuellement). La réservation doit se faire dans un délai de trois mois à un an avant votre événement.
Hébergement de vos séminaristes
Vos invités peuvent avoir fait un long et éreintant trajet ou voyage pour se rendre à votre séminaire qui peut durer plusieurs jours. Il est impératif de vous assurer des possibilités et disponibilités d’hébergement au plus près de votre lieu de séminaire, afin d’éviter les longs trajets ou les retards intempestifs de vos séminaristes à l’heure dite de rassemblement. Une marge de sécurité de trois mois à un an est conseillée, pour la réservation de l’hébergement.
Logistique et matériel (1 jours à l’avance à 3 mois à l’avance)
Le mieux est de préparer vos besoins matériels à l’aide d’une check-list sur laquelle vous rayez progressivement le matériel acquis. Pensez à vérifier le fonctionnement du matériel à piles ou électrique. Vérifiez les quantités et prévoyez toujours les imprévus en cas de panne ou de participants supplémentaires. Ne négligez pas le fléchage de votre séminaire et pensez au fait que s’il vous faut commander du matériel neuf ou d’occasion les délais de réception/livraison peuvent parfois être longs.
Restauration de vos séminaristes
Choisir et réserver, voir privatiser une salle de restauration ayant la capacité d’accueil de groupes de personnes pour 3 repas par jours minimum (Penser aux apéritifs, « pot d’accueil/départ ») ne s’improvise pas, ni pour vous-même, ni pour le restaurateur. Vous devrez vérifier la capacité d’accueil de la salle de restauration, la disposition possible des tables, sa décoration et établir les menus avec le restaurateur. Vous devez vous assurer de la disponibilité des salles au moins 1 mois à l’avance. Ce délai peut aller jusqu’à un an en fonction du standing du restaurant.
Les animations du soir pour vos séminaristes
Vous pouvez décider d’organiser des activités en soirées de type « Team building». Ces activités consistent à faire participer vos invités à des activités ludiques dont l’objectif est de fédérer, renforcer l’esprit d’équipe autour d’un même objectif. Ces activités sont proposées et dirigées par des animateurs professionnels que vous devrez réserver et consulter au préalable pour définir vos objectifs de travail et le lien commun que vous souhaitez développer le plus avec vos séminaristes lors de ces soirées.
L’organisation d’un séminaire n’est pas très compliquée, mais il faut s’atteler à sa préparation logistique et matérielle en moyenne 1 an à l’avance si vous êtes exigeants et si vous tenez à ce que tout soit parfait. Plus tôt vous commencerez la préparation de votre séminaire, meilleurs seront les choix des lieux, matériaux, tailles des salles, qualité de la restauration, animations et hébergements.
