Les entreprises sont parfois amenées à organiser des événements particuliers au sein même de leur organisation. Des actions de formation professionnelle et des réunions à caractère important sont nécessaires à certains moments de l’année. L’une des préoccupations qui peut alors se poser est de savoir s’il est préférable que ces rassemblements aient lieu dans les locaux de la société ou dans une salle louée temporairement pour l’occasion.
Le bureau, la solution de facilité
Organiser sa formation ou sa réunion au bureau semble aux premiers abords la meilleure solution pour la société. En effet, elle est économique et pratique que ce soit pour l’employeur ou pour les salariés : aucun frais de location n’est nécessaire, les personnes concernées connaissent déjà les lieux et la perte de temps dans l’organisation de l’événement est moindre grâce à l’absence de déplacements.
Cependant, utiliser le bureau comme lieu de réunion n’est pas toujours évident. Selon la taille de l’entreprise, les locaux ne seront pas forcément bien agencés afin d’accueillir la réunion sans perturber le travail des salariés qui n’y sont pas admis. Une réunion importante peut aussi demander la présence de personnes externes à la structure ou simplement d’un nombre important de personnes ainsi que requérir du matériel imposant ; une petite salle de réunion peut alors s’avérer insuffisante en termes d’espace.
Cependant, utiliser le bureau comme lieu de réunion n’est pas toujours évident. Selon la taille de l’entreprise, les locaux ne seront pas forcément bien agencés afin d’accueillir la réunion sans perturber le travail des salariés qui n’y sont pas admis. Une réunion importante peut aussi demander la présence de personnes externes à la structure ou simplement d’un nombre important de personnes ainsi que requérir du matériel imposant ; une petite salle de réunion peut alors s’avérer insuffisante en termes d’espace.
La location de salle, pour les grandes occasions
L’idéal est alors de louer une salle pour le temps de la formation ou de la réunion. Bien qu’onéreuse, la location d’une salle s’avère être de meilleure circonstance lorsque les locaux de l’entreprise sont inadaptés ou pour marquer l’importance de l’événement.
Par ailleurs, en comparant les différentes salles proposées dans les alentours, la société peut accéder à une salle d’une taille appropriée pour l’accueil de tous les participants et pour la mise en place du matériel nécessaire. Par exemple, la présence d’une estrade permet de mettre en avant les principaux orateurs, ce qui va rendre par la suite leurs discours plus efficace. Une bonne organisation en amont permet également une perte de temps moins importante.L’organisation d’une formation professionnelle ou d’une réunion importante requiert donc une analyse précise des besoins de l’entreprise. Les deux choix peuvent être judicieux, selon la taille ou le nombre et le statut des participants. A noter que le confort apporté à cette occasion se ressentira sur l’efficacité de l’action en elle-même : si les participants ne sont pas à l’aise durant le temps de l’événement, ils seront moins productifs et cela ne fera pas ressortir des avancées positives pour l’entreprise.
Par ailleurs, en comparant les différentes salles proposées dans les alentours, la société peut accéder à une salle d’une taille appropriée pour l’accueil de tous les participants et pour la mise en place du matériel nécessaire. Par exemple, la présence d’une estrade permet de mettre en avant les principaux orateurs, ce qui va rendre par la suite leurs discours plus efficace. Une bonne organisation en amont permet également une perte de temps moins importante.L’organisation d’une formation professionnelle ou d’une réunion importante requiert donc une analyse précise des besoins de l’entreprise. Les deux choix peuvent être judicieux, selon la taille ou le nombre et le statut des participants. A noter que le confort apporté à cette occasion se ressentira sur l’efficacité de l’action en elle-même : si les participants ne sont pas à l’aise durant le temps de l’événement, ils seront moins productifs et cela ne fera pas ressortir des avancées positives pour l’entreprise.
