Choisir la meilleure date pour un séminaire d’entreprise

Afin de choisir la meilleure date pour un séminaire d’entreprise, il faut tout d’abord prendre en considération tous les objectifs et buts de l’événement. En effet, cela vous permettra de vous focaliser sur vos attentes et donc, par la suite, de cibler les personnes concernées. Ainsi, la meilleure date d’un séminaire peut varier selon que vous organisez un séminaire pour des clients, des collègues ou des partenaires. Choisissez également le thème et le format qui correspondront au séminaire. Tachez de donner envie aux participants avec un titre attrayant. Ainsi, il conviendra de voir en fonction de tous ces éléments s’il est préférable de préparer ce séminaire lors d’un dîner, durant une journée ou bien un week-end. 

Déterminer le budget vous permettra également de choisir la date adéquate. En effet, selon les périodes, les services, tels que des chambres d’hôtel etc, vont offrir des prestations plus ou moins chères. De même, en fonction de la date, vous pourrez choisir le lieu le plus approprié. Penchez vous notamment sur la facilité d’accès des participants, la capacité d’accueil, etc. Bien évidemment, rendez vous directement sur les lieux afin de valider votre choix.

Il convient de préciser que le choix de la date est essentiel afin de s’assurer que le maximum de conviés soit présent. Afin de répondre à cet objectif, l’idéal est d’éviter les jours d’événements sportifs nationaux importants, mais aussi les vacances scolaires et bien évidemment, les week-ends de ponts.Fixez la date en fonction d’un rétroplanning comprenant toutes les taches à accomplir avant le déroulement du séminaire, et donc la durée de préparation. Ceci vous permettre d’obtenir une visibilité à long terme. Vous pourrez donc inclure les acomptes à verser, les personnes à contacter, etc. Il est préférable de prévoir un peu plus de temps afin d’avoir une marge, ce qui sera appréciable si un imprévu ou un retard se manifeste.De plus, tous les invités doivent être prévenus à l’avance afin de s’assurer de leur présence. La mise en place d’un plan de communication est donc importante. Il convient de les convier et de préciser qu’une réponse est attendue avant un certain délai.

Le choix de la date est important, il faut choisir une période où tous les services sont mis en place. En effet, même la veille du séminaire, il vous faudra aller sur les lieux, et peut être même faire répéter certains intervenants. D’autant plus qu’il faut que ces derniers soient disponibles durant cette période.

Enfin, n’hésitez pas à choisir une période où vous ne serez pas surmené, afin de prendre le temps de remercier vos participants quelques jours après le déroulement du séminaire.

Une fois la date définie, il ne reste plus qu’à choisir la salle !