Avant une réunion importante, on aura pris soin que tous les paramètres présidant au bon déroulement de la journée de travail soient parfaitement maîtrisés. En effet, plus le fond de la discussion est important, et plus la forme doit être optimale. Mais quels sont justement ces paramètres qui assurent d’une salle bien préparée.
1 – Le choix de la salle
Le premier d’entre eux, c’est bien sûr le choix de la salle. Le cadre, le temps de trajet pour la rejoindre, la capacité d’accueil, l’intimité éventuelle du lieu, les prestations de services entourant la location (nourritures, fournitures de bureau et de matériels informatique, boissons…), tous ces points sont à vérifier scrupuleusement. Le plus simple est souvent de faire appel aux agences spécialisées dans ce type de recherche. Elles pourront prévoir un package complet selon les demandes. De plus, ces dernières pourront même répondre aux demandes les plus spéciales comme celle de trouver une salle unique avec une décoration hors du commun. Un exemple avec l’espace Bellechasse à Paris.
2 – La vérification du matériel
Peu de gens pensent à le faire, surtout quand la solution complète est livrée par un prestataire extérieur. Il faut pourtant vérifier que tout fonctionne. Checker les présentations sur écran, vérifier que les cordons électriques ou informatiques éventuels n’entravent en rien les pieds des participants, s’assurer de la bonne luminosité (éviter les faux-jours), tout cela s’anticipe. Pour une réunion bien conduite, aucun souci de ce genre ne doit intervenir. Et même, en cas de panne imprévue, il faut prévoir la solution de secours.
3 – Le choix des mots
Préparer sa salle de réunion, c’est en prendre possession physiquement. Une personne qui doit conduire une réunion importante ne doit pas découvrir le lieu au dernier moment. L’idéal est qu’il puisse y entrer seul, bien avant tout le monde, afin de ressentir la salle, de s’en imprégner. Il en profitera pour revoir son discours ou son fil rouge, et pour apporter les dernières corrections nécessaires le cas échéant, à la lumière de l’atmosphère régnant dans les lieux.
4 – Les places de parking
Cela semble être un détail, mais il faut bien que les participants à la réunion puissent garer leur véhicule facilement, et ne pas avoir quelques centaines de mètres à faire à pied une fois garés. Ou pire, s’ils doivent penser toutes les heures à retourner remplir l’horodateur. Le parking à proximité permettant de loger toutes les voitures est un plus. C’est plus pratique pour tout le monde, et l’esprit ne se disperse pas à cause d’une contrariété passagère.
5 – La décoration
Pour certaines entreprises, l’image de marque est aussi importante que le fond du discours. Il conviendra alors d’agrémenter les murs de la salle de quelques signes rappelant le logo de la marque. Dans le choix des couleurs et les jeux de lumières, les couleurs de la société seront à l’honneur. Même sur les tables, les crayons et autres fournitures devront être à l’emblème de l’entreprise. Le tout doit être cohérent.
Et finalement, le plus important est bien là ; rester cohérent, du choix du lieu jusqu’aux détails des présentations. C’est souvent à ces détails que l’on peut différencier une réunion quelconque, d’une bonne réunion.
