Quel équipement audiovisuel prévoir pour un événement virtuel ?

Avec la crise sanitaire de la Covid 19, les événements virtuels ont pris le relais sur les événements physiques rendus alors impossibles durant de longs mois. Ce nouveau virage numérique a favorisé l’accélération de la transformation digitale des entreprises. Celles-ci misent en effet de plus en plus sur des événements virtuels pour compléter leur offre événementielle. Mais quel matériel audiovisuel choisir pour ce type d’événement ? Faut-il louer, acheter votre équipement audiovisuel ou faire appel à un prestataire spécialisé ? Et combien ça coûte ? C’est ce que nous allons voir dans cet article.

Équipement audiovisuel : quel matériel prévoir pour un événement virtuel

Lorsque vous organisez un événement virtuel, il faut prévoir un équipement suffisamment complet pour répondre à toutes les exigences techniques quel que soit le lieu d’enregistrement. Que l’événement se déroule en direct ou qu’il soit préenregistré, qu’il se déroule au sein d’une entreprise ou à l’extérieur, vous devez désormais être en capacité d’apporter votre matériel sur le lieu de tournage pour que tout soit prêt le jour J.

Ainsi, il faudra vous munir des appareils ci-dessous :

• Des caméras professionnelles pour la captation des images : vous pouvez opter pour des plans fixes mais pour une qualité d’image plus élevée, nous vous conseillons de prévoir différentes prises de vue. Le rendu sera plus vivant et votre public sera davantage réceptif.

• Prévoyez des micros si vos caméras n’en possèdent pas. L’utilisation de micros permettra non seulement d’assurer une bonne qualité sonore des intervenants mais aussi de réduire au maximum les bruits parasites pouvant altérer la qualité de la production audiovisuelle.

• D’ailleurs, pensez à utiliser un ou plusieurs trépieds ou stabilisateurs (en fonction de nombre de caméras qui tournent en même temps). Cela vous assurera une image stable tout au long du tournage. Il est en effet déconseillé de tourner « caméra à l’épaule », les tremblements du caméraman risquent fort se voir à l’écran.
• N’oubliez pas le matériel d’éclairage pour garantir une qualité d’image de niveau professionnel.
• Équipez-vous enfin d’un ordinateur performant qui vous assurera non seulement la diffusion d’un fond sonore si besoin et vous permettra de réaliser le montage (en cas de vidéo préenregistrée) pour une qualité post-production impeccable.

• Une plateforme de streaming vidéo : à la différence des logiciels de diffusion en direct qui peuvent afficher un flux important de visiteurs, les plateformes de streaming sont particulièrement adaptées aux événements virtuels interactifs à plus faible réseau (réunions professionnelles, modules de formations…). En effet, l’idée ici est de favoriser l’interaction des participants sur une plateforme dédiée. Parmi les plus répandues, on peut citer Zoom, Livestorm, ClickMeeting, GoToWebinar…

En plus des équipements sus-cités, de nombreux outils sont nécessaires à l’organisation d’un événement virtuel :

• Un site internet : c’est lui qui va servir de support de diffusion et de promotion à votre événement virtuel. Le site web devra comporter tous les éléments nécessaires pour communiquer sur l’événement à venir (contenu, thème, durée, date…), inscrire les participants et répondre à leurs questions.
• Un logiciel de diffusion en direct : YouTube Live, Livestream, Facebook Live, Twitch…, les applications ne manquent pas pour rassembler les participants en ligne. Ces outils sont particulièrement appréciés pour diffuser des discours d’ouverture, des séminaires ou encore des formations.

• N’oubliez pas non plus les logiciels de planification d’événements, très utiles pour lister toutes les tâches avant le jour J et suivre le bon avancement du projet. Et misez également sur un logiciel marketing qui se chargera de la promotion de votre événement via des envois de mails planifiés et automatisés, des publicités payantes ou encore des publications sur les réseaux sociaux.

Louer, acheter ou faire appel à un prestataire : comment faire le bon choix ?

En cas d’événement virtuel très ponctuel (une à deux fois par an), il est préférable de louer votre équipement audiovisuel plutôt que d’investir dans du matériel qui risque de peser lourdement sur votre budget.

D’une manière générale, posez-vous les bonnes questions. Tout d’abord, êtes-vous suffisamment nombreux en interne pour prendre en charge l’organisation globale de l’événement ? Ensuite, disposez-vous d’assez de temps pour réaliser vous-même votre événement ? Enfin, votre matériel actuel est-il suffisant pour assurer la qualité de votre production audiovisuelle ?

Cependanti la plupart des réponses sont négatives, il sera alors utile d’investir dans du matériel et/ou de faire appel à un prestataire spécialisé qui prendra en charge l’organisation de votre événement de A à Z. Tout dépend du budget dont vous disposez, de l’audience que vous visez ainsi que des objectifs que vous vous êtes fixés.

Investir dans du matériel audiovisuel, oui, mais combien ?

Le montant de l’investissement de votre matériel audiovisuel va dépendre des critères suivants :

• En premier lieu, la marque des appareils (la qualité peut varier considérablement d’une marque à l’autre, et par conséquent le prix aussi),
• En second lieu, un équipement neuf ou d’occasion,
• Et enfin, la qualité du revendeur : attention à choisir un revendeur fiable et reconnu et qui vous apporte un minimum de garanties sur les matériels vendus ou loués.

Finalement, au total il vous faudra prévoir une enveloppe budgétaire d’environ 3500 euros pour acheter du matériel destiné à la production d’événement numérique.