Les professionnels de la location de salle possèdent un grand nombre de salles de réunions à proposer mais il faudra prendre en compte les différents éléments qui composent la réunion pour déterminer son choix. Pour affiner les propositions faites, certains éléments vont être décisifs afin d’organiser la meilleure réunion possible.
Choisir une taille adaptée
Une salle de réunion doit être assez grande pour accueillir toutes les personnes conviées mais ne doit pas être démesurée. Il sera inutile et même gênant de réserver une salle pour deux-cents personnes si seules cinquante seront réellement présentes. L’impression sera désagréable aussi bien pour la personne qui réalise la réunion que pour les employés car l’impression de vide donne une image négative. La sensation sera différente de celle éprouvée dans une salle contenant exactement le nombre de sièges souhaités. Penser à vérifier la capacité de chaque salle est essentiel.
De la même façon, même si des économies peuvent être faites en louant une salle plus petite, devoir créer plusieurs réunions sur le même sujet à cause d’un manque de place demandera une organisation plus difficile au sein de l’entreprise. Le nombre de personnes présentes doit être notifié dès le début de la recherche afin de n’obtenir que des propositions qui conviennent parfaitement. L’organisateur devra également prendre soin de consulter chaque offre, de visualiser les photos pour imaginer comment les personnes qui feront partie de cette réunion vont être installés.
Une réunion d’une forme précise
Le mot réunion renvoie à de nombreuses significations et chacune d’entre elles doit renvoyer à la question de la sélection de la salle en conséquence. Une réunion de direction sur les résultats de l’entreprise demandera une salle de petite dimension mais avec une ambiance très professionnelle. La décoration intérieure et le design des meubles seront importants pour rester formel en toute circonstance. Recevoir des collaborateurs ou des partenaires va répondre aux mêmes exigences car le but est de véhiculer une certaine image de l’entreprise. Chercher parmi les salles de réunion qui possèdent un certain standing sera la bonne formule pour réussir ce type de rencontre professionnelle.
Une réunion générale des membres du personnel pour étudier les chiffres de l’année et exposer la stratégie pour la future année demandera une salle de plus grands ampleur mais également un vidéoprojecteur avec un écran de grande taille. La présence d’un podium est un plus qui permet à chacun de pourvoir voir parfaitement la personne qui réalise la présentation. Ceci est également très important dans le cadre d’un séminaire pour lequel les besoins en matière de salle peuvent être spécifiques. Un espace pour former des groupes sera indispensable pour réaliser les ateliers prévus dans ce cadre. La possibilité de diviser la salle en deux ou d’avoir plusieurs salles de différentes tailles pour réaliser chaque temps fort sera la meilleure formule. La formation d’un seul département de l’entreprise demandera une salle de petite à moyenne taille mais peut nécessiter la présence d’ordinateurs et d’une connexion à Internet disponible.
