Que vous soyez une association ou tout simplement un particulier, sachez qu’il est possible d’organiser un concert privé à conditions.
Cet article a pour but de vous expliquer comment vous devez procéder afin de réussir l’organisation de ce concert privé.
Avant votre concert
Les autorisations
Qu’elle soit organisée dans une salle louée, dans votre jardin ou encore à l’intérieur de votre domicile, sachez que ce type de manifestation est soumis a plusieurs obligations administratives. Dans un premier temps, il est impératif que vous obteniez une autorisation délivrée par le maire de la commune où le concert privé aura lieu.
La demande d’autorisation devra être faite par écrit, environ 1 mois avant la date du concert. Vous devez également faire une déclaration de manifestation auprès de la Direction régionale des affaires culturelles du lieu concerné.
Le lieu
Pour plus de tranquillité vous pouvez également signaler l’événement auprès des services de gendarmerie afin d’éviter que votre concert ne soit perturbé, et par courtoisie, prévenez les résidents des logements situés à proximité. Une note comportant l’horaire de fin, ainsi que des excuses pour la gêne occasionnée sera fortement appréciée.
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Le groupe
Bien évidemment pour pouvoir organiser un concert privé, il faut impérativement recruter un groupe de musiciens ou un chanteur afin de pouvoir réaliser cette manifestation.
N’hésitez pas à comparer les prix auprès de plusieurs artistes et éventuellement demander une réduction sur le montant total de la prestation.
Les invitations
Si vous organisez un concert privé uniquement pour un cercle très fermé (amis, famille) choisissez des invitations originales envoyées par mail ou courrier. Indiquez la date, les horaires et toute information utile: plan d’accès, code vestimentaire, participation…
Si votre concert vise un public plus large, qu’il est ouvert à tous, il est impératif de réaliser des flyers que vous distribuerez par vous-même. Des affiches publicitaires fixées dans des points stratégiques tels que les boulangeries, les bureaux de tabac ou encore la mairie vous permettront de promouvoir l’événement.
Prévoir le matériel
Le point le plus important a ne pas négliger reste la location de matériel nécessaire à l’organisation et au bon déroulement du concert.
Pour bien le choisir, n’hésitez pas à dialoguer avec l’artiste ou le groupe qui viendra réaliser votre concert privé, afin de savoir quel matériel leur est indispensables: prise, amplis, …
Les billets
Concernant la vente des billets il ne faut pas négliger cette étape, et faire preuve d’une organisation infaillible.
En effet un billet doit comporter impérativement 3 parties : la souche, la partie contrôle et la partie public.
Sur le billet doivent figurer les informations essentielles telles que le nom de la structure ou de l’événement, le prix de la place ainsi que le numéro du billet.
La sécurité
Enfin, le dernier point et non des moindres, l’organisateur est généralement tenu d’assurer la sécurité du site et par conséquent des participants. Si la salle est louée, il faudra rédiger un contrat qui vous couvrira dans certains cas. En effet, le bailleur est tenu, dans le cadre de son activité, de respecter certaines normes de sécurité: sorties de secours, extincteurs en bon état de fonctionnement…
Vous pouvez également prévenir tout incident en faisant appel à une société privée de sécurité ou à une association ayant la capacité d’encadrer ce type d’événement.
Après la manifestation
Une fois l’événement terminé il vous faudra établir le bilan financier et payer rapidement les artistes, ainsi que tous les organismes sociaux tels que le fisc ou encore la Sacem et ce dans les meilleurs délais. Pour la déclaration à la Sacem par exemple, vous avez un délai de 10 jours afin de transmettre votre déclaration des recettes du concert privé.
