On voit de plus en plus d’agences événementielles fleurir sur internet, promettant l’organisation parfaite d’un séminaire d’entreprise ou de tout événement d’entreprise. Tout peut être livré clés en main, du choix du lieu à la négociation avec tous les prestataires, transports, activités et hébergement compris. Mieux, ces agences libèrent littéralement les entreprises du poids d’une organisation parfois stressante. Que faut-il en penser ?
Moins de stress et beaucoup plus d’expérience
Quel que soit l’évènement à organiser, de la simple soirée en interne au voyage incentive complet, du team building au colloque international, l’agence événementiel décharge totalement l’entreprise de l’organisation. Et il faut avouer que cela confère deux avantages non négligeables aux équipes chargées de l’organisation au sein de l’entreprise ;
- D’abord, vous vous ôtez une dose conséquente de stress ;
- Ensuite, vous permettez à vos équipes de gagner un temps précieux sur leur cœur de métier.
On sait tous combien l’organisation d’un événement peut s’avérer complexe ;
- Définition d’un cahier des charges,
- Choix d’un lieu, d’une salle de réception,
- Respect d’un budget global,
- Hésitations sur les activités, le type de soirée, d’animation, d’ambiance,
- Créativité limitée ou brimée par le stress ou le manque de connaissance,
- Prise en compte des opinions et des avis partagés en interne,
- Réglage des détails,
- Réservation des prestataires de service (traiteur, photographe, dj, vidéaste, etc.)
- …
Une sérénité retrouvée à tous les niveaux
Dans les faits, l’intervention d’une agence événementielle est un plus non négligeable. En interne, votre travail de préparation se limite à la mise au point de votre cahier des charges. Ensuite, il vous reste à échanger autour du projet avec votre agence événementielle. Le résultat de ce tour de table peut permettre d’affiner certains détails et de valider la direction à prendre. En tant que référent de l’organisation de l’événement, vous n’avez plus qu’à suivre l’avancement du projet en toute sérénité. Le professionnalisme et l’expérience d’une agence fait la différence. A tous les niveaux.
Elle peut vous faire bénéficier de ses accords avec les loueurs de salles, hôtels, traiteurs et avec tous les prestataires référencés au sein de l’agence. Ceci permettant souvent d’obtenir un surclassement dans la prestation. D’autre part, aucun détail n’est oublié. Tout ce qui fait le sel de l’événement et qui génère tant de stress à la préparation n’est plus de votre ressort. Enfin, les formats sont définis, clairs et précis. Mieux. Ils sont déjà largement éprouvés, maîtrisés de bout en bout et garants du succès recherché.
Pour résumer…
Alors que vous aviez l’habitude d’organiser les événements de l’entreprise chaque année, voilà que cette organisation est confiée cette année à une agence. Agence que vous superviserez. Voyez la chose d’un bon œil, vous pouvez vous focaliser sur votre cœur de métier en laissant les membres de l’agence événementielle en faire de même. A chacun sa spécialisation après tout. Vous pourrez constater que ;
- Vous économiserez une part de budget pour une prestation équivalente à ce que vous aviez l’habitude de mettre en place ;
- Vous gagnerez beaucoup de temps sur votre agenda professionnel ;
- Vous vous sentirez plus serein lors de la préparation et vous pourrez aussi profiter le jour J ;
- Votre événement y gagnera en originalité et en créativité ;
- Vos risques sont également délégués (urgence médicale, panne de courant, incendie…),
